10 CRITÈRES POUR BIEN CHOISIR VOTRE PROGICIEL ERP-CRM

Il est impossible de gérer aujourd’hui une entreprise, quelque soit sa taille, sans un certain nombre de logiciels. Que vous soyez artisan, PME ou une grande entreprise, vous avez une obligation de dématérialisation. Cette gestion est jusqu’à 3 fois plus puissante, lorsqu’on utilise un seul progiciel réunissant toutes les fonctionnalités au lieu des logiciels séparés. Comment donc choisir un progiciel efficace ? Voici 10 critères minimum, illustrés avec les aperçus de GnuERP.

1. Le premier critère est justement le fait d’appartenir à un progiciel (et non pas un logiciel isolé) réunissant au minimum : CRM, Vente, Facturation, Comptabilité, Gestion de stock, Achat, Production, RH, Paie. Car l’efficacité d’un CRM seul, par exemple, est de 30 % moindre s’il n’est pas intégré avec la vente et la facturation qui est la suite logique d’un CRM.

2. Une autre qualité d’un progiciel est l’utilisation des formats ouverts, ce qui permet la transmission de vos données dans d’autres logiciels comme ceux d’État par exemple (FEC, Chorus, etc.) En effet les formats ouverts peuvent être importés dans n’importe quel type de logiciel, tandis que les formats propriétaires ne sont accessible qu’aux logiciels de la même marque.

3. Il est important de pouvoir exporter et importer à chaque étape de la gestion. Si vous utilisez un expert-comptable, il faut pouvoir exporter la comptabilité pour la lui faire parvenir et réimporter le résultat de son travail pour la gestion fiscale. Si vous utilisez une société pour le service de paie, il faut pouvoir exporter les données sur les congés, la présence et les contrats et réimporter les paies pour la comptabilité. Si vous externalisez votre service commercial, il faut pouvoir exporter le budget et importer les prospects.

4. La création des rapports sur mesure est plus que nécessaire pour la gestion agile. En effet la pratique d’une grande entreprise de vente en ligne, par exemple, n’a rien à voir avec celle d’un artisan-maçon. Avoir des rapports personnalisés, c’est pouvoir jeter un regard précis sur le contenu de la base de données. C’est aussi une obligation pour beaucoup de démarches administratives (subventions, aides, intrastat, etc.).

5. Seule la gestion analytique de vos projets, ventes, fabrications peut vous aider à gérer les budgets avec une grande précision et améliorer la rentabilité de votre activité. La comptabilité analytique est tout simplement nécessaire pour élaborer le plan de développement. L’analytique est aussi une source d’économies et vous permet de faire des plans d’avenir à court et à long termes.

6. Le progiciel doit être open source, car c’est la seule garantie pour assurer la continuité. En informatique les sources fermées sont la garantie de la disparition du logiciel à plus ou moins long terme. Les grandes marques disparaissent du jour au lendemain et, à cause des licences fermées, leurs logiciels ne sont pas repris. Vos données sauvegardées deviennent alors inexploitables. Les logiciels open source peuvent être repris (et ils le sont), garantissant ainsi la pérennité de vos outils. Par exemple, en passant de StarOffice à OpenOffice et puis à LibreOffice, on a gardé non seulement les données mais aussi des fonctionnalités. Sans parler que les logiciels non open source ont toujours un surcoût dû aux licences privées, car c’est la seule raison de fermer les sources.

7. Vos données sont votre richesse, le chiffrage est donc une nécessité première. Vos bases de données doivent être protégées par des mots de passe indépendants, leur contenu entièrement chiffré et votre progiciel stocké sur un disque dur chiffré. Vos sauvegardes doivent également être stockées sur les médias chiffrés. Si en plus vous voulez donner l’accès grand public aux éléments de votre progiciel (commande en ligne, par exemple), il est nécessaire d’utiliser le protocole HTTPS.

8. Ce qui fera l’efficacité d’un progiciel dépend de sa modularité et de son adaptabilité. Pouvoir ajouter de nouveaux modules avec les nouvelles fonctionnalités est important pour la progression de l’entreprise. Pouvoir adapter les fonctionnalités à l’usage spécifique de votre activité représente un gain de temps et d’efficacité considérable. Il est donc nécessaire d’avoir un bon service de maintenance, de préférence par les gestionnaires ou les intégrateurs officiels. Ce sera d’ailleurs le poste principal de dépense pour les progiciels open source. Pour des progiciels privés il faut ajouter le coût des licences, très souvent calculé sur le nombre de postes connectés.

9. On ne peut désormais se passer de l’accessibilité mobile. Plus de 65 % de consultations internet se font désormais en mobile (smartphones ou tablettes). Votre commercial sera ravi de saisir les coordonnées d’un nouveau contact avec son smartphone pour les partager avec son équipe. Un chef d’équipe en déplacement pourra surveiller l’activité de ses collègues. Un dépanneur enverra la confirmation de son intervention, etc.

10. Enfin, un progiciel doit afficher une conformité totale avec les règlements français et européens. La non-conformité coûte toujours plus cher, il existe même des amandes (exemple : l’utilisation d’Excel ou de Word en facturation, c’est 7500€ d’amende en cas de contrôle fiscal). Et les nouveaux règlements sont multitude. En 2018, ne tenant compte que des obligations directement imposées aux progiciels de gestion d’entreprise, il y en a eu 1 par mois (intrastat2, rgpd, chorus, fec, etc.).

Voici quelques pistes pour faire un choix productif. Et si vous avez déjà un ERP, n’hésitez pas à en essayer des nouveaux pour demander des améliorations au vôtre ou pour le changer, car le progiciel est une nécessité, mais ça peut être aussi un plus.

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