DEUX ASTUCES POUR GÉRER EFFICACEMENT LES COMMANDES

Aujourd’hui, il est impossible d’imaginer une entreprise moderne qui essayerait de gérer ses commandes de manière non informatisée. C’est pourtant le cas de plus de 40 % de TPE : le ramoneur qui vous donne la facture manuscrite sur la feuille volante d’Exacompta, le maçon qui met une semaine à faire un devis sur un Word 98, (c’est du vécu). Avoir un ordinateur et des logiciels ne suffit plus, car les logiciels doivent interagir entre eux ou mieux faire partie d’un seul système, ce qu’on nomme un progiciel (https://fr.wikipedia.org/wiki/Progiciel). C’est devenu la condition sine quoi non d’une bonne gestion d’entreprise : un progiciel remplace nos nombreux logiciels de comptabilité, d’ERP, de CRM, de MRP, etc. Voici deux premières astuces pour gérer efficacement les commandes grâce à un progiciel :

1. La saisie des commandes, cas B2B.

Demandez l’envoi des commandes en fichiers électroniques (plus de papier) en utilisant des formats portables (style pdf) et leurs copies importables (style csv). Un progiciel (GnuERP dans notre exemple) vous permettra ou bien de la ressaisir rapidement grâce à un formulaire ou de l’importer avec un simple clique sur le bouton. Mais la force d’un progiciel c’est que cette commande entrante peut être transformée en devis en un seul clique, puis en devis confirmé (commande) qui engendrera la gestion automatique des quantités (Stock), donnera si nécessaire des ordres d’achat ou de fabrication (MRP), créera des bons de colisage et de livraison (Routage), puis le transformera en facture (Facturation), en produisant des écritures comptables dans les journaux en partie double (Comptabilité) et des écritures analytiques pour la planification managériale (ERP). Le progiciel est capable de le faire en quelques cliques parce qu’il possède tout cela en lui en tant que modules au lieu de chercher de transférer l’information d’un logiciel des commandes au logiciel de comptabilité, de Routage, etc. Par exemple GnuERP(www.gnuerp.com) contient plus de 190 modules !


2. La saisie des commandes, cas B2C.

Demandez à vos clients d’utiliser le formulaire des commandes de votre site. Sur un site bien conçu cela ne prendra que quelques cliques, accompagné du paiement. Grâce à un progiciel cette information sera automatiquement reçue et créera un devis confirmé (commande) et donc entraînera tout le processus décrit plus haut. Vous serez alerté de ce processus à travers le progiciel et vous pourrez vous connecter à ces alertes même avec votre smartphone. Vous pouvez également permettre au progiciel de tenir automatiquement le client au courant du routage (vous savez, tous ces courriels : votre commande est reçue, votre commande est prête, votre commande est envoyée avec le numéro de suivi, etc.). Vous n’aurez plus qu’à surveiller et à préparer les colis en faisant des économies de temps et de personnel. GnuERP par exemple utilise le système de courriel pour recevoir les commandes automatiques, ce qui fait que même en déplacement, même avec un simple smartphone, même sans aucun formulaire vous pouvez prendre la commande de votre client et lancer sa préparation.

Alert Spoiler : Dans notre prochain article nous donnerons des astuces pour choisir un bon progiciel.